What to do if the notetaker’s mom passes on few minutes before the meeting is due to start?

Or: How not to shame the company?

Or: My first firsthand experience with remote notetaking.

Last Thursday I was in a meeting of a technological consulting workshop.  In this workshop, technical people advise people with disabilities, who need technological solutions to overcome or workaround their disabilities.  A notetaker was summoned to notetake the meeting in my behalf.

Few minutes before the meeting was due to start, the notetaker notified Efrat, the meeting organizer, that she has to cancel because her mom has passed on a moment ago.  Another notetaker has to be summoned.  However, Dina, the nearest available notetaker is about 40Km away and won’t be able to arrive at the meeting on time.

What to do?

I have two alternatives.  One is to give up participation in the meeting and go back home.  The other is to participate even if I lose almost all information conveyed during the meeting.  This time I chose the second alternative.  It is like lifting a wheelchair-bound person upstairs because the accessible ramp is temporarily blocked.

Since I’ll live with partial information loss, Dina suggested to look into remote notetaking.  At this method, one puts a microphone in the meeting room and the notetaker hears the discussions through it.  She takes notes at home and the notes go to a laptop in the meeting room through the Internet.  However we were not technologically organized to have remote notetaking.  We did not expect to need it.

There was a suggestion that the notetaker take notes and send them by E-mail to me after the meeting.  I disliked the suggestion.

Another solution was to use an Instant Messaging (IM) application.  The IM application that I use at home is Pidgin, which runs under Linux.  In this application, one can change preferences so that it’ll save chats in log files.  Can chats be saved also in Dina’s or Efrat’s computers?  I did not check it but it is not that important for me.  What’s sure is that on my smartphone I have only WhatsApp.  Dina has no Skype.  Turned out that she has Google Talk, and so does Efrat.  Thus, Efrat contributed her laptop to the cause of remote notetaking.  The microphone problem was solved by using an Android cellphone, which is connected cellularly to Dina’s cellphone.

I did not expect my first firsthand experience with remote notetaking to happen under such circumstances.

In summary, we escaped the shame of technology consultants, who fail to solve a technological problem needed to make a meeting accessible.  The setup worked better than I expected.  Of course, there was a problem that the notetaker did not hear people who sat far away from the Android, but Efrat summarized what they said.  Overall I felt I am on top of things almost all the meeting.

מה עושים כשאמא של המתמללת הולכת לעולמה כמה דקות לפני תחילת המפגש?

או: איך לא לבייש את הפירמה

או: התנסות הבכורה שלי בתמלול מרחוק

ביום חמישי האחרון הייתי במפגש של סדנת יעוץ עמיתים וטכנולוגיה. בסדנה זו נותנים ייעוץ לאנשים עם מוגבלויות שצריכים פתרונות טכנולוגיים כדי להתגבר או לעקוף את מוגבלויותיהם. למפגש הוזמנה עבורי מתמללת.

כמה דקות לפני תחילת המפגש, המתמללת הודיעה לאפרת, מזמנת המפגש, על ביטול כי אמא שלה הלכה לעולמה לפני רגע. צריך להזמין מתמללת אחרת.  אבל דינה, המתמללת הפנויה הקרובה ביותר, נמצאת במרחק 40 ק”מ ולא תספיק להגיע למפגש בזמן.

מה עושים?

יש לי שתי חלופות. אחת היא לוותר על ההשתתפות במפגש ולחזור הביתה. השניה היא להשתתף במפגש אפילו אם אפסיד כמעט כל המידע שיועבר בו. הפעם בחרתי בחלופה השניה. זה כמו להעביר נכה, שמרותק לכסא גלגלים, במדרגות מפני שהשיפוע הנגיש לו חסום זמנית.

מכיוון שאחיה עם זה שאפסיד חלק מהמידע, דינה הציעה לבדוק אפשרות לתמלול מרחוק. בשיטה זו מציבים מיקרופון בחדר הישיבות והמתמללת שומעת את הנאמר באמצעותו. היא מתמללת בביתה והתמלול עובר ללאפטופ דרך האינטרנט. אבל אנו לא היינו מאורגנים טכנולוגית לבצע תמלול מרחוק. לא ציפינו לכך שיהיה צורך בכך.

היתה הצעה, שהמתמללת תתמלל ותעביר אלי את התמלול בדואר אלקטרוני אחרי המפגש. לא אהבתי את הרעיון.

פתרון אחר היה להשתמש בתוכנת מסרים מיידיים. התוכנה שאני משתמש בה בביתי למסרים מיידיים היא פידג’ין שרצה בסביבת לינוקס. בתוכנה זו יש אפשרות לשנות הגדרות כך שהיא תשמור את הצ’אטים בקובץ לוג. האם אפשר לבצע שמירה גם במחשבים של דינה או של אפרת? לא בדקתי אבל זה לא כל כך חשוב לי. מה שכן, יש לי רק וואטסאפ על הסמארטפון שלי. למתמללת אין סקייפ. התברר שיש לה גוגל טוק, וגם לאפרת. אפרת נידבה את הלאפטופ שלה למטרה זו. בעיית המיקרופון נפתרה על ידי שימוש באנדרואיד בשיחה סלולרית עם הפלאפון של דינה המתמללת.

לא פיללתי, שהתנסות הבכורה שלי בתמלול מרחוק תהיה בנסיבות כאלה.

לסיכום, ניצלנו מהבושה של יועצי טכנולוגיה שלא מצליחים לפתור בעיה טכנולוגית, שפתרונה דרוש כדי להנגיש מפגש. העסק עבד יותר טוב ממה שציפיתי. כמובן שהיתה מגבלה שהמתמללת לא שמעה אנשים שישבו רחוק מהאנדרואיד, אבל אפרת סיכמה לי בקצרה את דבריהם. בסך הכל הרגשתי שאני בעניינים כמעט כל המפגש.